Actaport / dokSAFE GmbH

ACTAPORT – Die digitale Basis für moderne Kanzleien

ACTAPORT ist eine cloudbasierte Kanzleisoftware der dokSAFE GmbH aus Leipzig. Die Plattform verbindet Fallbearbeitung, Kommunikation und Finanzmanagement in einer zentralen Arbeitsumgebung. Sie richtet sich an Kanzleien, die ihre Organisation digital gestalten, im Team effizienter zusammenarbeiten und Abläufe gezielt automatisieren möchten – von der Einzelkanzlei über spezialisierte Boutiquen bis zu wachsenden Kanzleistrukturen.

Im Mittelpunkt steht die digitale Akte als gemeinsamer Arbeitsbereich. Dokumente, Fristen, Wiedervorlagen, Aufgaben, Notizen und Falldetails werden miteinander verknüpft und übersichtlich zugänglich gemacht. Individuell anpassbare Ordnerstrukturen, Vorlagen und Textbausteine unterstützen eine einheitliche Bearbeitung. Über die Rechteverwaltung lässt sich steuern, welche Teammitglieder auf bestimmte Inhalte zugreifen können. Die browserbasierte Nutzung ermöglicht den Zugriff am Computer, Tablet oder Smartphone.

Auch die Kommunikation wird in die Kanzleiorganisation eingebunden: ACTAPORT bündelt E-Mails, das besondere elektronische Anwaltspostfach beA und das Mandantenportal in einem zentralen Postfach. So lassen sich Nachrichten und Unterlagen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Mandat bearbeiten. Integrationen mit Anwendungen wie Microsoft Word, Outlook und Teams verbinden die Plattform mit vertrauten Werkzeugen.

Das Finanzmanagement begleitet den Prozess von der Zeiterfassung bis zur Abrechnung. Tätigkeiten können direkt einer Akte zugeordnet und Rechnungen nach RVG, Zeitaufwand oder Pauschale erstellt werden. Funktionen zur Verwaltung von Fälligkeiten und Zahlungseingängen ergänzen den Überblick. Für die Kanzleibuchhaltung steht ein zusätzliches Modul mit automatisierter Belegerfassung und Bankabgleich zur Verfügung. Ein Analytics-Add-on ermöglicht die Auswertung von Umsatzdaten über Power-BI-Dashboards. Darüber hinaus unterstützt ACTAPORT das Forderungsmanagement mit Forderungskonten, Mahnbescheiden und Zwangsvollstreckung.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Verbindung von Kanzleidaten, Automatisierung und KI. Über eine API sowie Anbindungen an n8n und Zapier lassen sich individuelle Arbeitsabläufe aufbauen und externe Anwendungen einbinden. Wiederkehrende Schritte wie die Anlage von Aktenstrukturen oder die Verarbeitung von Dokumenten können so automatisiert werden. Der zentrale Datenbestand schafft zugleich eine Grundlage für KI-gestützte Prozesse im Mandatskontext.

ACTAPORT wird in Deutschland gehostet. Bei der Einführung unterstützt das Team mit Datenmigration, Schulungen und persönlichem Support. Ziel ist eine Kanzleiorganisation, die Informationen zusammenführt, Verwaltungsaufwand reduziert und mehr Zeit für Mandatsarbeit und die Weiterentwicklung der Kanzlei schafft.